Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten DHS Oy Audit Partners käsittelee henkilötietoja verkkosivustollaan, asiakassuhteissaan ja yhteydenottojen yhteydessä. Henkilötietoja käsitellään EU yleisen tietosuoja-asetuksen, kansallisen tietosuojalainsäädännön ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

DHS Oy Audit Partners
Tekniikantie 12
02150 Espoo
Y-tunnus: 2483529-9
Sähköposti: tapani.vuopala@dhsaudit.fi
Puhelin: 020 700 7200
Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voit ottaa yhteyttä edellä mainittuihin yhteystietoihin.

2. Rekisterin nimi

DHS Oy Audit Partnersin asiakas-, yhteydenotto- ja markkinointirekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• yhteydenottoihin vastaaminen
• asiakassuhteiden hoitaminen ja ylläpitäminen
• palveluiden tarjoaminen, toteuttaminen ja kehittäminen
• toimeksiantojen valmistelu, hallinnointi ja dokumentointi
• laskutus ja asiakashallinto
• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
• verkkosivuston toiminnan ja turvallisuuden varmistaminen
• viestintä ja mahdollinen asiakas- tai sidosryhmämarkkinointi
• väärinkäytösten ehkäiseminen ja oikeudellisten vaateiden käsittely

Henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen edellä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

4. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely voi perustua tilanteesta riippuen:
rekisteröidyn suostumukseen

• rekisteröidyn suostumukseen
• sopimuksen valmisteluun tai täytäntöönpanoon
• rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen
• rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, kuten asiakassuhteen hoitamiseen, yhteydenottoihin vastaamiseen, palveluiden kehittämiseen ja liiketoiminnan asianmukaiseen järjestämiseen

Jos käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

• nimi
• yritys tai organisaatio
• asema tai tehtävänimikes
• ähköpostiosoite
• puhelinnumero
• osoitetiedot
• yhteydenoton sisältö ja viestintään liittyvät tiedot
• asiakassuhteeseen ja toimeksiantoihin liittyvät tiedot
• laskutukseen ja sopimuksiin liittyvät tiedot
• markkinointiluvat ja -kiellot
• verkkosivuston käytöstä syntyvät tekniset tiedot, kuten evästeisiin ja analytiikkaan liittyvät tiedot, jos tällaisia käytetään

Emme lähtökohtaisesti pyydä verkkosivuston yhteydenottolomakkeilla arkaluonteisia henkilötietoja. Pyydämme, ettei yhteydenottolomakkeella lähetetä tarpeettomia henkilötietoja tai salassa pidettäviä asiakirjoja.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan pääasiassa:

• rekisteröidyltä itseltään yhteydenoton, lomakkeen, sähköpostin, puhelun tai tapaamisen yhteydessä
• asiakassuhteen tai toimeksiannon aikana
• julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä tai muista viranomaisrekistereistä
• verkkosivuston käytöstä teknisten tunnisteiden ja evästeiden kautta, jos evästeitä tai analytiikkatyökaluja käytetään

7. Henkilötietojen luovutukset ja vastaanottajat

Henkilötietoja käsittelevät DHS Oy Audit Partnersin työntekijät ja edustajat vain siinä laajuudessa kuin heidän tehtävänsä sitä edellyttävät.

Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä luotettavia palveluntarjoajia, kuten verkkosivuston ylläpitoon, sähköpostiin, tietojärjestelmiin, asiakashallintaan, kirjanpitoon tai muihin teknisiin palveluihin liittyviä toimittajia. Tällöin palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja DHS Oy Audit Partnersin lukuun ja ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille, jos lainsäädäntö, viranomaismääräys, oikeudellinen velvoite tai oikeudellisen vaateen käsittely sitä edellyttää.

Emme myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.

8. Henkilötietojen siirrot EU tai ETA ulkopuolelle

Henkilötietoja pyritään käsittelemään ensisijaisesti EU ja ETA alueella. Jos henkilötietoja siirretään EU tai ETA ulkopuolelle esimerkiksi käyttämämme palveluntarjoajan vuoksi, varmistamme, että siirrolle on tietosuoja-asetuksen mukainen peruste, kuten Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet tai muu soveltuva suojamekanismi.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Säilytysajat voivat vaihdella tietoryhmittäin. Esimerkiksi:

• yhteydenottopyyntöihin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin asian käsittely sitä edellyttää
• asiakassuhteeseen ja toimeksiantoihin liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan sekä sen jälkeen siltä osin kuin se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden, dokumentointivelvollisuuksien tai oikeudellisten vaateiden vuoksi
• kirjanpitoon ja laskutukseen liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan
• markkinointiin liittyviä tietoja säilytetään siihen saakka, kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa tai vastustaa markkinointia, ellei pidempi säilytys ole perusteltua muulla lainmukaisella perusteella

Tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot poistetaan tai anonymisoidaan asianmukaisesti.

10. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietojen suojaamisesta huolehditaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tietoja käsitellään vain käyttöoikeuksien perusteella, ja pääsy tietoihin on rajattu niille henkilöille, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.

Käytämme tarpeen mukaan esimerkiksi käyttäjätunnuksia, salasanoja, käyttöoikeuksien hallintaa, varmuuskopiointia, järjestelmien suojausta ja salassapitovelvoitteita henkilötietojen suojaamiseksi.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• pyytää pääsyä itseään koskeviin henkilötietoihin
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista tilanteissa, joissa käsittelylle ei enää ole lainmukaista perustetta
• pyytää käsittelyn rajoittamistavastustaa henkilötietojen käsittelyä tilanteissa, joissa käsittely perustuu oikeutettuun etuun
• vastustaa suoramarkkinointia
• pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, jos soveltuvat edellytykset täyttyvät
• peruuttaa suostumuksensa, jos käsittely perustuu suostumukseen

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi toimittaa rekisterinpitäjän yhteystietoihin. Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

12. Evästeet

Verkkosivustomme voi käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita sivuston toiminnan varmistamiseen, käyttökokemuksen parantamiseen, liikenteen analysointiin ja mahdollisiin markkinointitarkoituksiin.

Välttämättömät evästeet ovat tarpeen verkkosivuston toiminnan kannalta. Muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttö perustuu suostumukseen, jos soveltuva lainsäädäntö sitä edellyttää.

Lisätietoja evästeiden käytöstä annetaan tarvittaessa erillisessä evästekäytännössä tai evästebannerissa.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta ajoittain esimerkiksi lainsäädännön, palveluiden, verkkosivuston tai henkilötietojen käsittelytapojen muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla verkkosivustollamme.